Документ 2 / 4

Политика обработки персональных данных

Редакция от 26 октября 2026 г. Действует с момента публикации.

Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) определяет порядок обработки и защиты персональных данных пользователей сервиса «Кивок»: Telegram-бота, мини-приложения Telegram, веб-кабинета и API на доменах kivok.app, api.kivok.app, anketa.kivok.app, mytakt.ru, app.mytakt.ru, api.mytakt.ru, anketa.mytakt.ru и иных связанных сервисов (далее — Сервис). В Telegram-боте Сервис может отображаться под прежним именем «ТАКТ».

Оператор персональных данных: ИП Хворостов Алексей Владимирович, ИНН 667005156922, ОГРН/ОГРНИП 326965800246952, адрес: 620100, Свердловская обл., г. Екатеринбург, ул. Восточная, д. 21, до востребования (далее — Оператор).

Контакт по вопросам обработки персональных данных и юридически значимых сообщений: admin@mytakt.ru.

1. Общие положения

1.1. Оператор обрабатывает персональные данные в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) и Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

1.2. Политика распространяется на данные, которые Оператор получает:

• через Telegram-бота и мини-приложение Telegram;
• при входе и использовании веб-кабинета и API;
• через подключённые пользователем внешние сервисы (календари, почта, видеосвязь, менеджеры задач);
• через AI-функции Сервиса;
• через обращения пользователей.

1.3. Политика не регулирует сайты, приложения и сервисы третьих лиц, на которые ведут ссылки из Сервиса, включая Telegram и подключённые пользователем сервисы: они обрабатывают данные по своим правилам.

1.4. Используя Сервис, пользователь подтверждает, что ознакомлен с Политикой. Согласие на обработку персональных данных даётся отдельно — при входе в веб-кабинет и при начале общения с ботом (текст: Согласие на обработку персональных данных).

1.5. Сервис предназначен для лиц, достигших 18 лет. Оператор не собирает намеренно данные детей; если такие данные были предоставлены, они удаляются по обращению законного представителя.

2. Субъекты персональных данных

2.1. Оператор может обрабатывать персональные данные:

• пользователей Сервиса;
• лиц, сведения о которых пользователи вносят в Сервис (контакты, участники встреч, исполнители задач, люди в «Памяти»), — по поручению пользователя;
• отправителей и получателей писем в подключённой пользователем почте — в объёме, необходимом для выбранной функции;
• лиц, направляющих обращения Оператору.

3. Какие данные обрабатываются

3.1. В зависимости от сценария использования Сервиса Оператор может обрабатывать:

3.2. Оператор не стремится получать специальные категории персональных данных (о здоровье, политических взглядах и т. п.) и биометрические данные. Если пользователь вносит подобные сведения в задачи или заметки по собственной инициативе, они хранятся как содержимое пользователя и не используются Оператором для иных целей.

3.3. Голосовые сообщения преобразуются в текст и далее обрабатываются как текстовые; аудиофайлы после распознавания не хранятся.

4. Цели обработки

4.1. Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей:

• создание аккаунта, идентификация и авторизация пользователя, защита аккаунта от несанкционированного доступа;
• предоставление функций Сервиса: распознавание дел из сообщений, планирование, напоминания, утренние брифы и вечерние итоги, сводки, память о людях и договорённостях;
• работа AI-функций: обработка естественного языка, уточняющие вопросы, классификация, составление текстов;
• синхронизация с внешними сервисами, которые пользователь подключил сам;
• совместная работа: назначение задач и приглашения на встречи другим пользователям по инициативе пользователя;
• обеспечение работоспособности и безопасности Сервиса, предотвращение злоупотреблений, расследование инцидентов;
• учёт объёма обработки AI-функциями и соблюдение ограничений тарифа;
• улучшение Сервиса на основе обезличенной статистики использования;
• обработка обращений пользователей;
• исполнение требований законодательства.

4.2. Служебные сообщения Сервиса (напоминания, брифы, итоги дня, сводки, уведомления о задачах и встречах) являются частью его функциональности и не являются рекламой; их периодичность и состав пользователь настраивает и может отключить. Рекламные рассылки Оператор направляет только при наличии отдельного согласия.

5. Правовые основания

5.1. Правовыми основаниями обработки являются:

• согласие субъекта персональных данных (ст. 9 Закона о персональных данных);
• заключение и исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных, — Пользовательского соглашения (п. 5 ч. 1 ст. 6);
• поручение пользователя на обработку данных третьих лиц, внесённых им в Сервис (ч. 3 ст. 6);
• законный интерес Оператора в обеспечении безопасности, предотвращении злоупотреблений, поддержке и развитии Сервиса — в пределах, допускаемых законом (п. 7 ч. 1 ст. 6);
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством.

6. AI-функции, провайдеры и передача данных

6.1. Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их для рекламных целей.

6.1. Кому передаются данные

Для работы отдельных функций Сервиса Оператор привлекает третьих лиц. Такие лица получают доступ к данным только в объёме, необходимом для выполнения соответствующей функции:

• Telegram — доставка сообщений бота и работа мини-приложения. Обмен сообщениями с ботом проходит через инфраструктуру Telegram в соответствии с его политикой конфиденциальности.
• Поставщики инфраструктуры на территории Российской Федерации — хостинг серверов, база данных, очереди задач, файловое хранилище вложений, распознавание речи, отправка писем с кодом входа. Поставщики обрабатывают данные по поручению Оператора и не вправе использовать их в собственных целях.
• Провайдеры больших языковых моделей — обработка обезличенного текста для AI-функций (п. 6.2). Провайдеры получают текст, в котором персональные данные заменены условными обозначениями, и по условиям коммерческого доступа не используют его для обучения своих моделей.
• Подключённые пользователем сервисы (Google, Яндекс, Zoom, TickTick, Notion, Obsidian) — только те данные, которые нужны для выбранной пользователем функции, и только пока интеграция включена.
• Другие пользователи Сервиса — при назначении задачи или приглашении на встречу адресат видит имя отправителя и содержание назначенного дела.
• Государственные органы — по законным требованиям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.2. Что передаётся языковым моделям и как обезличивается

6.2.1. Если пользователь использует AI-функции, на обработку языковой модели могут передаваться: текст сообщений пользователя и необходимая часть истории диалога; названия и описания текущих дел, встреч, заметок и привычек, нужные для ответа; сведения из «Памяти» о людях и договорённостях; отправители и темы писем из подключённой почты (для отбора важных писем); расшифровки голосовых сообщений; служебные признаки, необходимые для классификации и возврата результата.

6.2.2. Перед передачей Сервис автоматически заменяет в тексте персональные данные условными обозначениями (маскирование): имена и фамилии людей, названия организаций, географические названия и адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, номера банковских карт и СНИЛС. Адреса электронной почты отправителей писем урезаются до доменной части. Языковая модель получает только обезличенный текст; соответствие между условными обозначениями и исходными значениями хранится на серверах Оператора в Российской Федерации и используется для подстановки результата обратно.

6.2.3. Если обезличивание по техническим причинам невозможно, Сервис не отправляет текст на обработку и сообщает пользователю об ошибке, а соответствующая функция временно недоступна.

6.2.4. Результаты AI-функций носят вспомогательный характер: пользователь видит и может исправить каждое сохранённое дело, а действия во внешних системах выполняются только после его подтверждения. Оператор не использует содержимое пользователя для обучения собственных или сторонних моделей.

6.3. Трансграничная передача

6.3.1. Базы данных, файловое хранилище и серверы Сервиса размещены на территории Российской Федерации: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных выполняются в базах данных, находящихся в России (ч. 5 ст. 18 Закона о персональных данных).

6.3.2. Провайдеры больших языковых моделей и технические узлы маршрутизации запросов к ним расположены за пределами Российской Федерации, в том числе в государствах, не обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных. В связи с этим при использовании AI-функций осуществляется трансграничная передача, при которой за границу направляется только обезличенный текст (п. 6.2.2); персональные данные в исходном виде за пределы Российской Федерации для этих целей не передаются. Передача осуществляется с соблюдением требований ст. 12 Закона о персональных данных и на основании согласия пользователя.

6.3.3. Обмен сообщениями с Telegram и с подключёнными пользователем сервисами по своей природе проходит через инфраструктуру этих сервисов, которая может находиться за пределами Российской Федерации; маршрут запросов к ним может включать технические узлы Оператора за пределами Российской Федерации, на которых данные не сохраняются. Такая передача необходима для исполнения договора с пользователем и выполняется по его инициативе.

7. Данные, получаемые через API Google

7.1. Если пользователь подключает к Сервису свой аккаунт Google, Оператор получает и обрабатывает данные пользователя Google в строгом соответствии с Google API Services User Data Policy, включая требования Limited Use.

7.2. В зависимости от выбранной пользователем интеграции Оператор может получать:

• идентификатор аккаунта Google и адрес электронной почты — для привязки интеграции;
• токены доступа и обновления OAuth — для запросов к API Google от имени пользователя;
• список календарей и события Google Calendar — для отображения расписания и создания, изменения и удаления событий, соответствующих встречам в Сервисе;
• письма, помеченные в Gmail как важные, за последние семь дней (отправитель, тема, краткий фрагмент) — для предложений задач во вкладке «Задачи»;
• право отправки писем из Gmail — для отправки письма от имени пользователя после его подтверждения.

7.3. Данные пользователя Google используются исключительно для:

• предоставления и поддержки запрошенной пользователем функции интеграции;
• технической диагностики и устранения сбоев интеграции;
• обеспечения безопасности интеграции и предотвращения злоупотреблений;
• соблюдения требований законодательства и Google API Services User Data Policy.

7.4. Оператор не использует данные пользователя Google для:

• показа рекламы, включая персонализированную рекламу и ретаргетинг;
• обучения, дообучения или оценки обобщённых моделей искусственного интеллекта;
• продажи или передачи третьим лицам в целях, не связанных с заявленной функцией интеграции.

7.5. Содержимое писем и событий Google не передаётся провайдерам языковых моделей. Сведения из Google попадают в обработку AI-функциями только после того, как пользователь сам создал из них дело в Сервисе, и тогда обрабатываются как содержимое пользователя (п. 6.2).

7.6. Токены Google хранятся в зашифрованном виде, пока интеграция активна, и удаляются при её отключении (Настройки → Интеграции) или при удалении аккаунта в Сервисе. Пользователь также может отозвать доступ в настройках аккаунта Google на странице myaccount.google.com/permissions. События, ранее созданные Сервисом в Google Calendar, остаются в календаре пользователя и управляются им напрямую.

8. Способы обработки

8.1. Оператор обрабатывает персональные данные с использованием средств автоматизации. Обработка включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

9. Сроки хранения

9.1. Оператор хранит персональные данные не дольше, чем этого требуют цели обработки, договор с пользователем и требования закона:

• учётные данные и содержимое пользователя — до удаления аккаунта либо до отзыва согласия;
• одноразовые коды входа — 5 минут с момента отправки, после чего удаляются;
• сессии веб-кабинета — до 30 дней с последнего входа либо до выхода из аккаунта;
• токены подключённых сервисов — до отключения интеграции пользователем;
• соответствие условных обозначений и исходных значений при обезличивании — только на время обработки одного запроса;
• технические журналы серверов — не более 12 месяцев, в объёме, необходимом для безопасности, без персональных данных и токенов;
• аккаунты без активности более 12 месяцев могут быть удалены с предварительным уведомлением в Telegram.

9.2. При удалении аккаунта задачи, память, заметки, встречи, вложения, интеграции и настройки удаляются без возможности восстановления. Резервные копии базы данных перезаписываются в срок до 30 дней.

10. Cookie и технические данные

10.1. Веб-кабинет использует cookie и локальное хранилище браузера исключительно для работы Сервиса: поддержания входа, запоминания темы оформления и настроек интерфейса. Рекламные cookie и сторонние системы веб-аналитики Сервис не использует. Перечень и сроки — в Политике использования cookie.

10.2. Пользователь может ограничить cookie в настройках браузера; в этом случае вход в веб-кабинет придётся повторять при каждом открытии.

11. Права субъекта персональных данных

11.1. Субъект персональных данных вправе:

• получать сведения об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку;
• получить копию своих данных в машиночитаемом виде;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд;
• реализовывать иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

11.2. Выгрузка и удаление данных доступны пользователю самостоятельно: Настройки → Данные → «Экспорт данных» / «Удалить аккаунт». Отзыв согласия равнозначен удалению аккаунта, так как без обработки данных Сервис работать не может.

12. Как обратиться к Оператору

12.1. Обращения по вопросам обработки персональных данных направляются на адрес admin@mytakt.ru с указанием идентификатора Telegram или адреса электронной почты, использованных при входе. Оператор вправе запросить разумно необходимые сведения для идентификации заявителя.

12.2. Оператор отвечает на обращение в течение 10 рабочих дней с момента его получения (ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных).

13. Безопасность

13.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления и распространения (ст. 19 Закона о персональных данных):

• передача данных только по защищённым каналам (HTTPS/TLS);
• токены внешних сервисов хранятся в зашифрованном виде (AES-256-GCM), коды входа — в виде криптографических хешей;
• обезличивание персональных данных перед передачей языковым моделям и отказ от передачи, если обезличивание невозможно;
• разграничение доступа: каждый пользователь видит только свои данные и то, что ему адресовали другие пользователи;
• сессии с ограниченным сроком действия и возможность завершить вход со всех устройств;
• исключение токенов и персональных данных из технических журналов;
• ограничение доступа к инфраструктуре по ключам и минимально необходимые права.

13.2. Ни один способ передачи данных через интернет не может гарантировать абсолютную безопасность. В случае инцидента, затрагивающего персональные данные, Оператор уведомляет Роскомнадзор в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 Закона о персональных данных, и информирует затронутых пользователей.

14. Изменение Политики

14.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется по текущему адресу с указанием даты и вступает в силу с момента публикации, если в ней не указано иное. О существенных изменениях Оператор сообщает в Telegram или в интерфейсе Сервиса.

15. Реквизиты Оператора